Die Analyse der Geschäftsprozesse ist das A und O für erfolgreiche Optimierungsprojekte
 
 

Manfred Schnellbügel, Prozessmanagement

 
Die Analyse der Geschäftsprozesse ist das A und O für erfolgreiche Optimierungsprojekte
 
 

Manfred Schnellbügel, Prozessmanagement

 
Die Analyse der Geschäftsprozesse ist das A und O für erfolgreiche Optimierungsprojekte
 
 

Manfred Schnellbügel, Prozessmanagement

 
Die Analyse der Geschäftsprozesse ist das A und O für erfolgreiche Optimierungsprojekte
 
 

Manfred Schnellbügel, Prozessmanagement

Prozess-Management - Analysieren

Bei der Analyse der Geschäftsprozesse geht es unseren Beratern immer darum, neben den bekannten Schwachstellen auch die brach liegenden Potenziale aufzuspüren, die bisher noch nicht erkannt wurden.

Führungskräfte und Mitarbeiter empfinden eine Geschäftsprozessanalyse häufig als Kritik an ihrer Arbeit. Deshalb braucht es viel Erfahrung und Empathie, um Kooperationsbereitschaft herzustellen und prozessuale Schwächen sachlich und wertschätzend zu  artikulieren und gleichzeitig die Stärken zu erkennen und zu würdigen.

Unsere Berater und Trainer waren allesamt selbst viele Jahre in mittelständischen oder großen, internationalen Unternehmen tätig, bevor Sie in das Beratungsfach wechselten. Diese Erfahrungen versetzen sie in die Lage, nicht nur kompetent und mit großem Sachverstand die Prozesse zu analysieren, sondern auch die Ängste und Befürchtungen der Mitarbeiter zu verstehen und in ihrem Kommunikationsverhalten zu berücksichtigen.

Die eingehende Analyse von Geschäftsprozessen ist unabdingbare Grundlage sowohl für eine Geschäftsprozessoptimierung, als auch für die Einführung eines Geschäftsprozessmanagements, bzw. BPMplus, in Ihrem Unternehmen.

Bei einer Geschäftsprozessanalyse besteht immer die Gefahr, den eigentlichen Fokus aus den Augen zu verlieren. Deshalb ist es wichtig, im Vorfeld auf folgende Fragen zu beantworten:

  • Welche Ziele sollen durch die Analyse erreicht werden?
  • In welchem Umfang soll die Analyse durchgeführt werden?
  • Wie sollen die Projektstrukturen hinsichtlich der internen Kommunikation und Information ausgestaltet werden?
  • Welche „Störfeuer“ wirken besonders auf die Prozesse?
  • Wie detailliert sollen die zu analysierenden Prozesse erhoben und beschrieben werden?

Nur eine zielgerichtete Geschäftsprozessanalyse wird die gewünschten und benötigten Erkenntnisse liefern, um damit ein solides Fundament für die Optimierung der Geschäftsprozesse bilden.

Wir stellen Ihnen vielfach erprobte Projektstrukturen sowie bewährte Analysemethoden und -werkzeuge bereit, dass Sie darin unterstützen, Ihr Analyseprojekt konkret auf Ihre Ziele und Bedürfnisse auszurichten, erfolgreich durchzuführen und  Ihre Projektziele sicher zu erreichen. Dabei tragen wir dafür Sorge, dass nicht „mit Kanonen auf Spatzen geschossen wird“.

Gemeinsam mit Ihnen richten wir die notwendigen projektbezogenen Rahmen-bedingungen ein und klären die Projektstrukturen sowie das Projekt-Setup.

Unsere Berater helfen Ihnen mit ihrer ganzen Erfahrung, geeignete Kommunikations-strukturen zu entwickeln. Wir unterstützen Ihre Führungskräfte darin, projektebezogene Kommunikationsrichtlinien zu erarbeiten und umzusetzen. So erreichen Sie, dass Ihre Führungspersonen „aus einem Munde sprechen“. Informationen werden offen und klar bereitgestellt, ohne dass individuelle Interpretationen in den Umlauf kommen und zu Verwirrung führen.

Prozesse aufzunehmen und zu beschreiben bedeutet für unsere Berater zuzuhören, zu beobachten, und zu hinterfragen. Unter Beteiligung Ihrer Mitarbeiter und Führungskräfte ermitteln unsere Experten den Ist-Zustand der aktuellen Geschäftsprozesse. Mit der Erfahrung aus über 650 Projekten und bis zu 25 Jahren Beratungserfahrung (keiner unserer Berater verfügt über weniger als 10 Jahre Erfahrung) stellen sie die geeigneten Fragen und geben Impulse, bestimmte Vorgänge genauer zu betrachten. Sie achten nicht nur darauf, „was“ in einem Prozessablauf getan wird, sondern beobachten genau, wie, womit, also mit welchen EDV-technischen Hilfsmitteln und durch wen die Prozess-arbeitsschritte durchgeführt werden. Sie können abschätzen, welcher Grad der Detailanalyse notwendig ist, um Ihre Ziele zu erreichen. Dabei haben wir stets Ihre Kosten im Sinn und setzen Beratungstage nur dort ein, wo es für aussagekräftige Analyse geboten ist.

Sofern Sie in Ihrem Unternehmen nicht bereits ein BPM-Tool im Einsatz haben, ist das kein Problem. Unsere Berater sind alle mit dem BPM-Tool AENEIS ausgestattet, mit dem sie bei Ihnen vor Ort arbeiten und alle erhobenen Prozessinformationen grafisch und textlich beschrieben. Sofern Sie bereits in Ihrem Hause ein BPM-Tool im Einsatz haben, arbeiten wir natürlich mit Ihrer Software. So bleibt für alle Mitarbeiter jederzeit transparent, welche Informationen erfasst wurden.

Besonderes Augenmerk legen wir während der Analyse auf die internen Kunden- und Lieferantenbeziehungen, also auf die Arbeits-ergebnisse (outputs), die als Prozess-ergebnisse an nachfolgende Abteilungen weitergegeben werden. Dabei geht es die Frage, ob die Arbeits-ergebnisse zum benötigten Zeitpunkt in der erforderlichen Qualität und auf die vereinbarte Art bereitgestellt werden.

Diese Vorgehen hat seinen guten Grund, denn ein sehr großer Teil der prozessualen Schwachstellen und Optimierungspotenziale liegen nicht im Prozess selber, sondern in den Schnittstellen zwischen den Organisationseinheiten, also den internen Kunden-und Lieferantenbeziehungen.

Erfolgsfaktor 1: Ausgangssituation berücksichtigen

Eine Geschäftsprozessanalyse stellt immer eine erhebliche, zusätzliche Belastung für alle betroffenen Mitarbeiter dar. Die Zeit hierfür ist grundsätzlich nie vorhanden,  der Zeitpunkt für die Durchführung nie wirklich passend, Erwartungen und Ängste entstehen.

Bei der Klärung der Ausgangssituation stehen die Führungskräfte und Mitarbeiter im Mittelpunkt der Betrachtung. Es geht darum einzuschätzen, auf welche Akzeptanz bzw. auf welche Widerstände ein Projekt zur Geschäftsprozessanalyse stoßen wird. Diese Erkenntnisse sind wesentlich und sollten bei der Festlegung der Projektstrukturen und bei der Planung und Durchführung des Projekt setup berücksichtigt werden. Hier beispielhaft einige Fragen, deren Antworten die Rahmenbedingungen für die Analyse beschreiben helfen:

  • “Haben Ihre Mitarbeiter in der jüngeren Vergangenheit bereits ein oder sogar mehrere Restrukturierungsprogramme hinter sich gebracht?
  • Wie ist es um das Klima im Unternehmen bestellt? Sind die Mitarbeiter und die Arbeitnehmervertretung in Kooperation, in Konfrontation oder in Resignation?
  • Empfinden Ihre Mitarbeiter begründet oder unbegründet Angst um ihre Arbeitsplätze?
  • Fühlen sich Ihre Mitarbeiter vom Unternehmen und ihren Führungskräften respektiert und wertgeschätzt?
  • Was sind die objektiven und subjektiven Belastungsfaktoren, denen Ihre Mitarbeiter ausgesetzt sind?

Erfolgsfaktor 2: Umfang und Ziele der Prozessanalyse definieren

Es gibt viele gute Gründe für eine Geschäftsprozessanalyse. Der Umfang und die sich daraus ergebenden Vorbereitungen und die anzuwendenden Methoden und Werkzeuge hängen stark von den gesetzten Zielen ab. Deshalb ist es wichtig, die Ziele und den Umfang der Prozessanalyse genau zu bestimmen. Hilfreich hierfür sind folgende Fragestellungen:

  • Was waren bzw. sind die Motive, die zu der Entscheidung geführt haben, eine Geschäftsprozessanalyse durchzuführen?
  • Geht es vornehmlich darum, die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu verbessern, unter Umständen auch verbunden mit dem Abbau von Arbeitsplätzen?
  • Soll die Wettbewerbsfähigkeit abgesichert und weiter ausgebaut werden, oder sollen die Voraussetzungen für zukünftiges Wachstum geschaffen werden, ohne zusätzliches Personal rekrutieren zu müssen?
  • Ist die Einführung eines Geschäftsprozessmanagements geplant?

Erfolgsfaktor 3: Kommunikation und Information

Eine offene, ehrliche und widerspruchsfreie Kommunikation gegenüber den Mitarbeitern und der Arbeitnehmervertretung trägt wesentlich zum Gelingen einer Geschäftsprozessanalyse bei.

Nur wenn Mitarbeiter und Betriebsrat verstehen, welche Gründe dazu geführt haben, eine Prozessanalyse durchzuführen, welche Ziele dadurch erreicht werden sollen und welche Erwartungshaltungen die Unternehmensleitung haben, werden sie das Projekt unterstützen und kooperativ mitarbeiten.

Das gilt nicht nur für den Projektstart, sondern für die gesamte Projektdauer. Die beteiligten Mitarbeiter möchten regelmäßig und zeitnah über den Projektverlauf und erzielte Teilerfolge, aber auch über in diesem Zusammenhang getroffene Entscheidungen informiert werden.

Erfolgsfaktor 4: Prozessbeschreibung

In unserem Beratungsalltag erleben wir oft, dass der Beschreibung der aktuellen Arbeitsprozesse keine oder nur sehr geringe Bedeutung beigemessen wird. Auch auf die Ansicht, eine Aufnahme der Prozesse sei überflüssig, da sie bereits im Rahmen von Zertifizierungsmaßnahmen beschrieben worden seien und also bereits zur Verfügung stünden, stoßen wir häufig.

Der Einsatz von modernen BPM-Tools (Software, mit der sich Geschäftsprozesse grafisch und textlich beschreiben und analysieren lassen) bietet im Gegensatz zum Einsatz einfacherer Zeichnungstools oder Office-Produkten eine Reihe von Vorteilen:

- Sie geben Strukturen für die Beschreibung von Aufbau- und Ablauforganisation vor. Dies trägt dazu bei, dass auch wenig erfahrene Mitarbeiter nach einer gewissen Einarbeitungszeit vernünftige Prozessbeschreibungen erzeugen können.

- BPM-Tools erleichtern die Einhaltung von Modellierungsstandards. Dies ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen im Unternehmen Geschäftsprozesse aufnehmen, die anschließend in eine Prozesslandkarte zusammengeführt werden sollen.

- Da gute BPM-Tools Datenbank-gestützt arbeiten, ist die Synchronisation von textlicher und grafischer Prozessbeschreibung kein Problem. Dies erleichtert vor allen Dingen das Ergänzen und Überarbeiten bereits aufgenommener Prozesse.

- In Prozessen spielen Formulare, Berichte, Auswertungen sowie Arbeits- und Verfahrensanweisungen eine wichtige Rolle. Deshalb lassen sich diese Dokumente mit den Prozessschritten, bei denen sie erzeugt und/oder benötigt werden, darstellen und verknüpfen.

- Ausgereifte BPM-Tools bieten die Möglichkeit, Versionen von Geschäftsprozessen zu erzeugen. Eine wichtige Eigenschaft, speziell wenn ein aktives Geschäftsprozessmanagement angestrebt oder bereits gelebt wird. Prozessversionen ermöglichen es nachzuvollziehen, bis zu welchem Zeitpunkt eine Prozessbeschreibung Gültigkeit hatte und ab wann ein neuer, geänderter Geschäftsprozess in die Anwendung kommen soll bzw. gekommen ist.

- Prozessbeschreibungen sollten für alle Mitarbeiter möglichst bequem einsehbar sein. Deshalb bieten gute BPM-Tools (meist als kostenpflichtiges Zusatzmodul) die Möglichkeit alle Prozesse mit sämtlichen dazu hinterlegten Informationen über ein Internet-basiertes Portal abzurufen

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Erfolgsfaktor 5: Analyseinhalte und Ergebnisse

  • Prozessablauf, d.h., die einzelnen Prozessschritte in Ihrer zeitlichen Abfolge und deren Beitrag zum Prozessergebnis
  • Zeitaufwand, d.h., die Dauer der einzelnen Prozessschritte in der Durchführung
  • Manueller Arbeitsanteile, d.h., welche Arbeitsschritte werden ohne jede Unterstützung von IT oder anderen Hilfsmitteln durchgeführt
  • Fehleranfälligkeit bzw. Fehlerhäufigkeit von einzelnen Prozessschritten
  • Qualität der Prozessergebnisse, d.h., wird das Ergebnis eines Prozessschritts (output) in der entsprechenden Art und Güte und zum vereinbarten Zeitpunkt für die nachfolgenden Prozessschritte (als Input) zur Verfügung gestellt (interne Kunden-/Lieferantenbeziehungen)
  • Durchführung und Verantwortung, d.h., Klarheit der Regelungen, wer einen Prozessschritt durchzuführen hat und wer die Ergebnisverantwortung dafür trägt
  • Unterstützung durch Standardsoftware, d.h., Bereitstellung der benötigten Funktionalitäten für die Durchführung eines Prozessschritts durch die vorhandenen IT-Systeme (z.B. ERP, CRM usw.)
  • Grad der Prozessautomatisierung, d.h., Art und Umfang der Unterstützung der Prozessschritte durch (Teil-)Automatisierung und/oder Workflow-Systeme