Durch Mitarbeiter erfolgreich sein:
Geschäftsprozesse zu leben ist ein Stück Unternehmenskultur
 
 

Manfred Schnellbügel, Prozessmanagement

 
Durch Mitarbeiter erfolgreich sein:
Geschäftsprozesse zu leben ist ein Stück Unternehmenskultur
 
 

Manfred Schnellbügel, Prozessmanagement

 
Durch Mitarbeiter erfolgreich sein:
Geschäftsprozesse zu leben ist ein Stück Unternehmenskultur
 
 

Manfred Schnellbügel, Prozessmanagement

 
Durch Mitarbeiter erfolgreich sein:
Geschäftsprozesse zu leben ist ein Stück Unternehmenskultur
 
 

Manfred Schnellbügel, Prozessmanagement

Prozess-Management - Integrieren

Die Erkenntnis, dass ein aktives und regelmäßiges Überprüfen und Optimieren der Geschäftsprozesse ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Unternehmen ist, ist nicht neu. Nicht ohne Grund heißen zwei der acht Prinzipien für dauerhaft exzellente Unternehmensleistungen, die die European Foundation for Quality Management (EFQM) in ihrem Modell 2010 beschrieben hat, „Geschäftsprozesse managen” und „durch Mitarbeiter erfolgreich sein” (siehe Abb.). Für Letzteres steht bei uns das Plus in BPMplus.

Die Dimensionen der Business Excellence nach dem EFQM-Modell

Der Managementansatz BPMplus der UBK GmbH lässt sich am besten mit einem Blick auf die darin enthaltenen wesentlichen Elementen beschreiben:

  • die Identifikation der Kernprozesse sowie der Management – und Unterstützungsprozesse des Unternehmens (Prozesslandkarte eines Unternehmens)
  • die grafische und textliche Beschreibung der aktuellen Geschäftsprozesse (Ist-Prozessaufnahme)
  • die Analyse (Schwachstellen- bzw. Potenzialanalyse)
  • die Optimierung (Gestaltung der Soll-Prozesse)
  • Vorbereitung der Umsetzung durch Ausbildung, Schulung und Training der Führungskräfte und Mitarbeiter
  • die Umsetzung der Soll-Prozesse
  • die Verankerung in die Aufbauorganisation durch Geschäftsprozessverantwortliche
  • die Steuerung der Geschäftsprozesse (mittels Prozesskennzahlen)
  • die regelmäßige Überprüfung und stetige Verbesserung

BPMplus richtet sich immer auf die Unternehmensstrategie aus und folgt einer unbedingten Kundenorientierung.

Da die Organisations- bzw. Führungskultur einen besonderen Einfluss auf den Erfolg von BPMplus haben, bereiten wir die Führungskräfte und die Mitarbeiter auf die Einführung dieses Managementansatzes intensiv vor und begleiten sie aktiv in dessen Umsetzung (z.B. durch prozessorientiertes Leadership Training, Schulung der Geschäftsprozessverantwortlichen, Ausbildung von Geschäftsprozessmanagern usw.) Außerdem binden wir die Führungskräfte und insbesondere die Mitarbeiter in die Optimierung und Neugestaltung der Geschäftsprozesse permanent mit ein.

BPM plus bietet Ihnen praxiserprobte Methoden und Techniken zur Aufnahme, Analyse und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Unsere bewährten IT-Systeme ermöglichen Ihnen ein effizientes Workflowmanagement und die Automatisierung von Geschäftsprozessen, da wo es Sinn macht und Ihre Mitarbeiter von Routineaufgabenentlasten werden können. Doch technische Unterstützung kommt nur dann erfolgreich zur Wirkung, wenn sie die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berücksichtigt.

Deshalb bezie hen wir Sie in jeder Phase unserer Beratungstätigkeit aktiv mit ein. So gewin nen wir das Vertrauen und die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter. Außerdem bieten wir Schulungen zu relevanten Themen wie Geschäftsprozess-Gestaltung, Geschäftsprozess-Automatisierung, Techniken und Werkzeugen für Geschäftsprozess-Verantwortliche, erfolgreiches Umsetzen von Veränderungen sowie Einzel- und Gruppencoachings an.

BPM plus baut auf vier Ebenen auf (siehe Abb.):

Die erste Ebene ist die Leistungsebene, die die strategischen Ziele definiert und so die Richtung der Geschäftsprozesse vorgibt. Einerseits gilt es, die Prozesse auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden auszurichten. Andererseits geht es darum, Schwachstellen in den Prozessen zu erkennen und zu beseitigen sowie Ihre Unternehmenspotentiale zur Wirkung zu bringen.

Auf der Managementebene sind alle Aspekte angesiedelt, die benötigt werden, um Geschäftsprozesse zu managen. UBK GmbH hilft Ihnen dabei, Ihre Prozesse zu beschreiben und zu optimieren. Dabei greifen wir auf die Erfahrungen aus 692 Projekten zurück. Wir unterstützen Sie beim Aufbau einer idealen Prozessorganisation und eines Prozesscontrollings sowie bei der Umsetzung einer effizienten Prozessführung.

Geschäftsprozess-Management ist heute ohne IT-Systeme nicht mehr denkbar. Auf der Systemebene stellen wir bewährte und günstige Techniken zur Verfügung, die es ermöglichen, unterschiedliche, heterogene EDV-Systeme miteinander zu verbinden, Prozesse zu automatisieren und somit zu stabilisieren, sicherer zu ge stalten und Fehlerquoten zu minimieren. Sowohl für die IT-Integration, als auch für die Prozessautomatisierung verfügt die UBK GmbH nachweislich über die notwendige Expertise.

Die personale Ebene bildet das Fundament für ein erfolgreiches Managen der Geschäftsprozesse. Das erfolgreiche Managen der Geschäftsprozesse muss Teil der Unternehmenskultur werden. Unsere Fach berater unterstützen Sie bei der Entwicklung einer starken Prozesskultur und trainieren Ihre Führungskräfte darin, prozessorientiert zu führen. Veränderungsprozesse begleiten wir bei Bedarf durch Einzel– und Teamcoachings.

Die wesentlichen Schritte zur Einführung von BPM plus

Die Einführung eines Geschäftsprozessmanagaments BPM plus

BPM plus bedeutet, das Managen von Geschäftsprozessen fest in die Organisationskultur des Unternehmens zu verankern und zu einem wesentlichen Managementprinzip zu erklären. Der direkte Nutzen für das Unternehmen liegt auf der Hand: Es ist der Weg zu exzellenten Unternehmensleistungen und -ergebnissen. Es ist der direkte Weg zur lernenden Organisation. Um BPM plus erfolgreich einzuführen und dauerhaft zu praktizieren bedarf es folgender Maßnahmen:

Geschäftsprozesslandkarte

Der erste Schritt hin zum Managen von Geschäftsprozessen ist die Identifikation und die Gewichtung der einzelnen Prozesse in Bezug auf die Strategie und die Kundenorientierung. Diese fließen in eine Prozesslandkarte ein. Aufgrund der Erfahrungen der UBK GmbH nimmt dieser Teil verhältnismäßig wenig Zeit in Anspruch.

Geschäftsprozesse modellieren

In einem weiteren Schritt erfolgt die klare und detaillierte Modellierung der Geschäftsprozesse als Basis für die spätere Optimierung. Hierzu verwenden wir ein datenbankgestütztes Modellierungswerkzeug. Darin analysieren wir Ihre Prozesse, identifizieren Schwachstellen, entwickeln Lösungen und beschreiben Ihre neuen Soll-Prozesse . Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Prozessen werden transparent und erlauben ein gezieltes Change Management. Weitere Vorteile dieser Vorgehensweise: Die Prozessbeschreibungen stehen allen Mitarbeitern über Intranet-Portal stets in der aktuellen Version zur Verfügung und können dort nicht nur eingesehen, sondern auch kommentiert werden. Dokumente, Formulare und Berichtvorlagen können aus dem Portal stets aktuell geöffnet und bearbeitet werden. Auch QM-Dokumente können revisionssicher über das Prozessportal eingesehen und verwaltet werden. Dies gibt zusätzliche Sicherheit bei Audits.

Geschäftsprozesse optimieren

Für die Optimierung der Geschäftsprozesse bringen wir unsere 23-jährige Erfahrung aus 692 Projekten ein. Mit Unvoreingenommenheit, Offenheit und Klarheit sowie dem Wissen, welche Optimierungsansätze durch eine optimale Gestaltung der Systemebene möglich sind, entwickeln wir Ihre Soll-Prozesse.

Geschäftsprozesseverantwortliche ausbilden

Um das Prozessdenken in die Unternehmensorganisation nachhaltig einzuführen, bilden wir erfahrene Mitarbeiter on-the-job zu Geschäftsprozess verantwortlichen aus. Wir vermitteln ihnen alle notwendigen Fähigkeiten, um über die Einhaltung der definierten Abläufe zu wachen, ihre Kollegen bezüglich der Prozesse zu unterstützen und Probleme bei Schnittstellen mit anderen beteiligten Organisationseinheiten zu klären. Sie werden sie in die Lage versetzt, Schwachstellen zu erkennen und für die Zukunft notwendige Veränderungen zu initiieren.

Prozesse aktiv steuern

Prozesscontrolling ist die Basis für die erfolgreiche Steuerung Ihrer Geschäftsprozesse. Es beinhaltet die Planung der Prozessziele sowie die Messung und Kontrolle der Zielerreichung. UBK GmbH entwickelt mit Ihnen ein aussagefähiges Messsystem, das den Messaufwand so gering wie möglich hält und ein Maximum an relevanten Informationen bereitstellt. Die daraus gewonnenen Informationen geben Aufschluss über die Performance der einzelnen Geschäftsprozesse und erlauben Rückschlüsse auf deren Reifegrad. Es wird transparent, bei welchen Prozessen Maßnahmen zur erneuten Verbesserung oder sogar zu einen Reengineering sinnvoll sind oder notwendig werden.

Prozessorientiert führen

Ein erfolgreiches Geschäftsprozessmanagement setzt ein Umdenken der Führungskräfte voraus: Linienverantwortliche und deren Mitarbeiter stellen ihre Abteilungen und ihr Handeln in den Dienst der Wertschöpfungskette und damit in den der Geschäftsprozesse. Sie verstehen sich als Unterstützer der Prozesse und richten ihre Ziele und ihre Aufgaben darauf aus.
Ein solcher Paradigmenwechsel erfordert auch ein Umdenken im Führungsverhalten, was nicht immer leicht ist. Deshalb bieten wir hierfür aktive Untersützung an. Unser Seminar “Prozessorientiertes Leadership Training bereitet Ihre Führungskräfte auf diese nicht leichte Aufgabe vor. Bei Bedarf bieten wir an, durch zeitlich begrenztes, individuelles Führungskräftecoaching einzelne Führungskräfte im Veränderungsprozess zu begleiten,