Mit einem detaillierten Lastenheft bringen wir Sie auf Augenhöhe mit den Softwareanbietern
 
 
Walter Kolbenschlag, Softwareauswahl

 
Mit einem detaillierten Lastenheft bringen wir Sie auf Augenhöhe mit den Softwareanbietern
 
 
Walter Kolbenschlag, Softwareauswahl

 
Mit einem detaillierten Lastenheft bringen wir Sie auf Augenhöhe mit den Softwareanbietern
 
 
Walter Kolbenschlag, Softwareauswahl

 
Mit einem detaillierten Lastenheft bringen wir Sie auf Augenhöhe mit den Softwareanbietern
 
 
Walter Kolbenschlag, Softwareauswahl

 
Mit einem detaillierten Lastenheft bringen wir Sie auf Augenhöhe mit den Softwareanbietern
 
 
Walter Kolbenschlag, Softwareauswahl

 
Mit einem detaillierten Lastenheft bringen wir Sie auf Augenhöhe mit den Softwareanbietern
 
 
Walter Kolbenschlag, Softwareauswahl

 
Mit einem detaillierten Lastenheft bringen wir Sie auf Augenhöhe mit den Softwareanbietern
 
 
Walter Kolbenschlag, Softwareauswahl

 
Mit einem detaillierten Lastenheft bringen wir Sie auf Augenhöhe mit den Softwareanbietern
 
 
Walter Kolbenschlag, Softwareauswahl

Software-Auswahl - Lastenheft / Pflichtenheft

Unser erfolgreiches Credo lautet:

Die Geschäftsprozesse bestimmen die Software und nicht umgekehrt.
Dazu müssen Sie jedoch die erforderliche Zeit aufbringen und prüfen, ob im Unternehmen die erforderliche Qualifikation zum Thema Geschäftsprozess-Management vorliegt. In den meisten Fällen fehlen solche Experten.Was liegt näher, als die Aufgabe Spezialisten anzuvertrauen? Das machen sehr viele Unternehmen so und planen einen ausreichenden Vorlauf ein. Doch häufig hat die Unternehmensführung schon zu viel Zeit verstreichen lassen. Nun soll alles schnell und standardisiert gehen.

In der Folge prallen zwei Welten aufeinander: hier das Unternehmen mit seinen gewachsenen Prozessen, dort die Berater mit ihrem Wissen um Standardprozesse. Bleibt diesen keine Zeit, die Eigenheiten des Unternehmens kennenzulernen, werden sie auf die Schnelle oft wichtige und wertschöpfende Prozesse in weniger optimale Standardprozesse überführen. Das darf nicht passieren und wird bei uns so nicht gehandhabt.

Wir nehmen uns die Zeit, um alle Eigenheiten Ihres Unternehmens kennenzulernen, und schulen Ihre Mitarbeiter in der Handhabung von Werkzeugen zur Erstellung detaillierter Lastenhefte.

Definition Lastenheft

Ein Lastenheft beschreibt die funktionale Anforderungen, Erwartungen und Wünsche an ein geplantes Produkt. Gemäß DIN 69905 (Begriffe der Projektabwicklung) beschreibt das Lastenheft die „vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages“.

Das Lastenheft beschreibt in der Regel also, was und wofür etwas gemacht werden soll (Fachkonzept). In der Softwaretechnik ist das Lastenheft das Ergebnis der Planungsphase und wurde vom Kunden erarbeitet.

Definition Pflichtenheft

Das Pflichtenheft ist die vertraglich bindende, detaillierte Beschreibung einer zu erfüllenden Leistung zur Erstellung eines Computerprogramms. Laut DIN 69905 umfasst das Pflichtenheft die “vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungs- vorhaben aufgrund der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts.“

Die Inhalte des zuvor ausgearbeiteten Lastenhefts (auch grobes Pflichtenheft genannt) sind nun präzisiert, vollständig und nachvollziehbar sowie mit technischen Festlegungen der Betriebs- und Wartungsumgebung verknüpft.

Es gibt eine Vielzahl Gründe für das Scheitern der ERP-Projekte. Wir beobachten den Markt und haben an dieser Seite die Aussagen am Markt zusammen getragen, damit wir es mit unseren Erfahrungen abgleichen.
 
“Das können wir selbst”
Eine methodische und konsequente ERP-Einführung setzt Kenntnisse voraus, die in vielen Unternehmen häufig gar nicht oder nicht ausreichend vorhanden sind. Vermeintliche Sparsamkeit mit falsch verstandener Eigeneinschätzung führen nicht selten zu großen Kostenüberschreitungen, Terminverschiebungen, teilweise zum Fiasko.
 
Durchlaufzeit
Bei einer erfolgreichen Softwareauswahl und Softwareeinführung sind Meilensteine strikt der Reihe nach abzuarbeiten. Das Auslassen oder Verkürzen von wichtigen Aktivitäten spart nur in diesem Augenblick Zeit. Die dadurch entstehenden Probleme zu einem späteren Zeitpunkt sind vorprogrammiert. Besser ist das Aufstellen und Befolgen eines Projektplanes, der für alle Beteiligten – am besten im Web-Portal – zugänglich ist.
 
Kompetentes Projektteam
Um zügig arbeiten und entscheiden zu können muss das Projektteam Fachwissen mitbringen und mit Kompetenzen aus dem Management ausgestattet sein und unterstützt werden.
 
Einsatz eines Projektmanagements
In manchen ERP-Projekten wird gar kein Projektmanagement gehandhabt oder es wurde aufgesetzt und nie aktualisiert oder es fehlt den Beteiligten und dem Projektleiter an Kompetenz. Ein Grund dafür, warum so manches Projekt in Schieflage gerät.
 
Die Gestaltung der Geschäftsprozesse
Durch fehlende oder schwach definierte Geschäftsprozesse entstehen strukturelle Fehler in den ERP-Systemen. Die sorgen dauerhaft für hohe Kosten, komplizierte Abläufe und unzufriedene Anwender Die Gestaltung der Geschäftsprozesse ist jedoch nicht immer einfach. Die Projektleitung muss von Anfang an Regeln für Prozessanpassungen vereinbaren und bekanntgeben. Leicht gesagt als getan.

Es gibt Unternehmen, da will man keinen Mitarbeiter einschränken und erlaubt jede Anforderungen umzusetzen, was zu sehr komplexen Prozessen führt. Hier fehlen Personen, die den „roten Faden“ in die Hand nehmen und kritisch alle Anforderungen überdenken und den Mut und den Rückhalt bekommen, auch Nein zur Umsetzung von Anforderungen sagen. Auf der anderen Seite haben wir Unternehmen bei denen ausschließlich der IT-Chef sagt, wo es langgeht. Hier ist das gesamte Unternehmen DV-technisch gesehen nur so schlau wie die IT-Leitung.

Bei diesen Unternehmen beobachten wir eine sehr hohe Unzufriedenheit der Mitarbeiter. Weil für die großen Themen oft keine durchgängige Verantwortung erkennbar ist, werden Regelungen fallweise vereinbart und geraten so zu Stolpersteinen. Nur wenn dem Projektteam und dem Unternehmen klar ist, wer über welche Themen entscheidet, sind durchgängige Geschäftsprozesse möglich.
 
Schulungen
Einer der letzteren Aktivitäten der ERP-Einführung wird wegen fehlendem Budget (ausreichend geplant aber im Vorfeld für Fehler anderweitig verwendet) nur oberflächlich umgesetzt. Ein gravierender Fehler, die Mitarbeiter zu „bestrafen“, die jahrelang eigentlich die Nutznießer der ERP-Software und der Geschäftsprozesse sein sollten. Unzufriedene Anwender und ein mäßiges Projekt sind die Folge.
 
Schlechte ERP-Auswahlberatung
Manche ERP-Anbieter führen eigene Studien über die Zufriedenheit der ERP-Lösungen durch. Diese Studien bringen vier Fehlerursachen für das Scheitern von ERP-Projekten vor. Die Häufigkeit der Nennungen spiegelt die Reihenfolge wieder:

  •    Schlechte Auswahlberatung
  •    Schlechtes Projekte-Management
  •    Oberflächliches Lastenheft
  •    Schlechte Software


Der schlechten Auswahlberatung kann ich mich als Geschäftsführer der UBK GmbH anschließen. Viele Auswahlberater bieten Konzepte zu Konditionen an, mit denen keine umfangreiche und zufriedenstellende Leistung erbracht werden kann. Aus den 28 Jahren Erfahrung in den 692 Projekten hat die UBK GmbH gelernt, was unverzichtbar für die erfolgreiche Umsetzung bis GO LIVE zu leisten ist und dies muss kalkuliert werden. Wir verzichten auf Projekte, wenn aus Kostengründen kein erfolgreiches Projekt zugesichert werden kann.
 
Einzelheiten zu diesem Thema können sie im Artikel der Computerwoche nachlesen:

Softwareauswahl ohne eine vorherige Prozessanalyse funktioniert nicht.

 
Mit der Einführung einer doch teuren ERP-Software müssen im Vorfeld die Geschäftsprozesse sehr kritisch analysiert und optimiert werden. Das Gold liegt in den Prozessen und nicht in der ERP-Software. Dessen sind sich viele Manager nicht bewusst.

Folie1

„Die Geschäftsprozesse bestimmen die Software und nicht umgekehrt“, ist unser Leitmotiv nach dem wir seit 24 Jahren arbeiten. Zur Aufnahme und Dokumentation der Geschäftsprozesse bedienen wir uns eines sehr leistungsfähigen und mehrfach ausgezeichnetem Tool AENEIS von Intellior AG. Einzelheiten hierzu entnehmen Sie bitte www.intellior.de

Wir haben das AENEIS Tool für die Optimierung der Geschäftsprozesse und ERP-Auswahl entsprechend angepasst und stellen diese Anpassungen unseren Kunden zur Verfügung.

Bei der Erarbeitung Ihrer relevanten Anforderungen werden alle Fachabteilungen Ihres Unternehmens in den Analyse-Prozess eingebunden. Ziel ist es, die Anforderungen kritisch zu hinterfragen und zu bewerten.

Diese Phase wird durch das integrierte Prozessanalyse-Tool  AENEIS unterstützt. In diesem BPM-Tool haben wir alle relevanten ERP-Standard-Anforderungen textlich hinterlegt.  Auf dieses ERP-Wissen greifen wir zurück und nutzen dies als Basis des Lastenheftes.

Der Vorteil liegt dabei, dass wir keine Themen vergessen mit Ihnen zu besprechen.

Kundenindividuelle Anforderungen erfassen wir in einem eigenen Feld und mischen es mit den Standardanforderungen. Wir wissen aber immer, was sind Standards und was sind wichtige Kundenanforderungen.

Aus dem Mix der vielen Standardanforderungen und der notwendigen Kundenlösungen entstehen optimierte Geschäftsprozesse, die wir auch grafisch darstellen.

Zur Vorbereitung der Geschäftsprozess-Optimierung haben wir eine Aufstellung der Aktivitäten zusammengestellt, die der Kunde rechtzeitig vorbereiten muss.

Muster der Lastenhefte werden zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt.

Mit einem detaillierten Lastenheft bringen wir Sie in Augenhöhe mit den Anbietern.

Ein detailliertes Lastenheft ist das Fundament des gesamten Projektes. Die Gesamt-Kosten des Projektes werden bereist hier gelegt. Ein oberflächliches Lastenheft bringt unkalkulierbare Kosten bei der Einführung des Projektes.

Ein detailliertes Lastenheft liefert Kostensicherheit und schafft überhaupt die Möglichkeit zur Vereinbarung eines Festpreises.

Die Erstellung eines detaillierten, übersichtlichen und kundenindividuellen Lastenheftes ist nicht einfach. Wir haben 24 Jahre Erfahrung in der Erstellung von Lastenheften. Das erste Lastenheft haben wir bereits 1988 erstellt. Seit der Zeit haben wir sehr viel dazu gelernt.

Unsere Dienstleistung zur Erstellung eines Lastenheftes ist vielschichtig:

  • Wir schulen Sie an einem Tag und bringen Ihnen die zu beachtenden Kriterien bei.
  • Wir stellen Ihnen kostenlos ein Tool zur Erstellung Ihres Lastenheftes und schulen Sie an 3 Tagen in der Handhabung.
  • Sie erstellen das Lastenheft und wir überprüfen von Zeit zur Zeit Ihren Fortschritt und geben Hinweise.
  • Wir erstellen mit Ihren Mitarbeitern komplett das ganze Lastenheft..